Die Corona-Pandemie hat uns nicht nur Begriffe wie «Mund-Nasen-Bedeckung» beigebracht, sondern auch dafür gesorgt, dass Online-Meetings mittlerweile beruflicher Alltag sind. Dass diese nicht unbedingt «Plug and Play» sind, darüber kann wohl jeder eine Geschichte erzählen.

Es ist eben nicht alleine die technische Ausstattung, die den Erfolg von Web-Konferenzen, Online-Meetings und Co. ausmachen, sondern auch und vor allem die Vorbereitung und Durchführung. Und da trennt sich häufig die Spreu vom Weizen.

Und weil auch im Chaos ein bisschen Spass stecken kann, haben wir für Sie – selbstredend mit einem Augenzwinkern – die sieben todsicheren Tipps zusammengestellt, wie man jedes Online-Meeting langanhaltend in Erinnerung bringt.

Tipp 1: Die Vorbereitung

Was Sie auf keinen Fall tun sollten: Im Vorfeld eine Agenda an die Teilnehmer versenden und ihnen so die Überraschung verderben, weshalb man vor einer Kamera Zuhause sitzt. Wer das garantierte Chaos sucht, der sollte – nein, muss! – die anzusprechenden Tagesordnungspunkte erst im laufenden Meeting ansprechen.

Sollten Sie diese Professionalität nicht an den Tag legen wollen und unbedingt auf eine Agenda im Vorfeld bestehen, dann darf diese frühestens fünf Minuten vor Beginn den Teilnehmern vorliegen, damit diese keine Zeit finden können, um sich vorzubereiten.

Tipp 2: Die zeitliche Planung

Über Menschen, die ein klares Zeitfenster für ihre Webkonferenzen einplanen, können Sie nur lachen! Sie gehen das professionell und ergebnisoffen an und wer zu Anfang schon weiss, dass die Konferenz nur max. 90 Minuten dauern soll, der unterdrückt Kreativität und Genie gleichermassen.

Sie wissen, wie es geht und unter zwei Stunden geht eben einfach mal nichts. Und wer zeigen will, dass er der Beherrscher des Mediums ist, wartet mit der Verkündung wichtiger Informationen bis ganz zum Schluss eines Mammut-Meetings – da fällt es dann auch nicht so auf, wenn Sie die Zahlen vom Vorjahr präsentieren.

Tipp 3: Die Technik

Der Zufall ist Ihr Freund. Deswegen ist es auch nur mehr als langweilig, die verwendete Technik vorab zu testen. Erst falsche Verkabelungen, Mikrofone mit Feedback, schlechtes Licht bringen ein bisschen Pfeffer in jede ansonsten würzbefreite Perfektion.

Niemand braucht Software auf dem neuesten Stand oder gar ein Headset, wenn Sie ja schon ein tolles Mikrofon im Rechner verbaut haben. Freuen Sie sich auf Hintergrundgeräusche, die jeden Teilnehmer ein Lächeln ins Gesicht zaubern!

Merke: «Testen» ist nur was für Anfänger und Feiglinge.

Tipp 4: Die Umgebung

Sie nehmen vom Home-Office aus an einer Web-Konferenz teil? Jeder würde sich da ein stilles Plätzchen suchen, an dem man für die Dauer des Gesprächs vollständige Ruhe hat, um sich so auf jedes Detail der Kommunikation konzentrieren zu können.

Damit würde man aber alle zuvor erwähnten Tipps ad absurdum führen. Sie wissen das, sie machen es anders! Sie suchen also nach einem Platz, der viel Raum für Spass und Unterhaltung bietet. Das können spielende oder streitende Sprösslinge nebenan sein aber auch der Hund, der mit Ihnen spielen will. Ein laufender Fernseher im Hintergrund lockert grundsätzlich jede Gesprächspause auf und bietet neuen Gesprächsinput wie bspw. die Diskussion über den laufenden Wetterbericht.

Tipp 5: Die Atmosphäre

Machen wir uns nichts vor: «Dialog» wird überbewertet. Wenn man das Gespräch an Sie weiterreicht, dann sollten Sie dieses Privileg auch zu nutzen wissen. Reden Sie wie ein Wasserfall und verzichten Sie unbedingt auf Atempausen, die ihren Meeting-Partnern Gelegenheit geben könnten, Ihre Weisheiten durch unhöfliche Zwischenfragen zu stören. Wer schneller spricht, hat schliesslich mehr zu sagen!

Tipp 6: Die Körpersprache

Eine moderate und in Fleisch und Blut übergegangene Körpersprache ist was für den verstaubten, britischen Adel. Da sie nicht dazugehören, sollten Sie jede ihrer Gesten ausleben und zwar so, dass sie unübersehbar sind. Erst wenn Arme rudern und das Gesicht entgleist, wissen andere, wie stark Sie sich mit einem Thema auseinandergesetzt haben.

Diese überbordende Art ist nicht so Ihr Ding? Kein Problem! Verzichten Sie einfach auf jegliche Körpersprache und starren Sie wie ein Kaninchen in Schockstarre auf die Kamera, um ihren Gesprächspartnern Spielraum für Interpretationen zu bieten.

Tipp 7: Die Fokussierung

Sie sind der Meister des Universums! Vergessen Sie das nie! Wo andere nicht mal in die Nähe des Multitaskings kommen, können Sie problemlos während einer Web-Konferenz auf eingehende Mails antworten, den Bestellstatus bei Amazon überprüfen oder kurz ans Handy gehen, wenn es mit dem Klingelton der Götterdämmerung einen wichtigen Anruf ankündigt.

Die anderen in der Konferenz erzählen ohnehin nichts, was Sie nicht schon lange wissen und die sollen ruhig neidvoll auf Ihre Fähigkeit zur optimierten Konzentrationsteilung schauen.

Wie sind Ihre Erfahrungen und welche Tipps haben Sie, wie aus einer Video-Konferenz ein unvergessliches Erlebnis der Extraklasse wird? Teilen Sie das mit uns! Dafür ist das Kommentarfeld schliesslich da. Idealerweise machen Sie das, wenn Sie gerade in einer Web-Konferenz sind ;-).