Kennen Sie das Bedürfnis ganze Dokumentenverzeichnisse in die CRM-Lösung CAS genesisWorld zu übernehmen? Wenn ja, wissen Sie, dass das nicht immer so einfach ist, wie man es sich wünscht. Zwar bietet der Standard schon einige Möglichkeiten, aber spätestens wenn es automatisiert ablaufen soll und noch Logik dazu kommt, stösst man an die Grenzen der Bordmittel.

Dies ist uns zumindest in unseren CRM-Projekten so ergangen und deshalb haben wir in der Vergangenheit oft individuelle Lösungen programmiert, um den gewünschten Bedarfsfall im Projekt abzudecken. Eigentlich blöd, haben wir uns gedacht. Wieso das Rad immer wieder neu erfinden, wenn es auch universal möglich wäre.

Umso mehr freuen wir uns, Ihnen heute unseren Artwin CAS genesisWorld universal Dokumentenimporter vorzustellen. Definieren Sie ab sofort selber die gewünschten Importjobs, setzen Sie automatische Verknüpfungen und belegen Sie Felder, wie Sie es gerne hätten. Ihre Wünsche sind Trumpf.

Die Möglichkeiten sind schier grenzenlos. Setzen Sie Teilnehmer und Zugriffsrechte oder definieren Sie Versionierungen von Dokumenten. Und, und, und. Selbst wenn Wünsche offen bleiben sollten, werden sie das nicht lange sein. Für komplexere Anforderungen lassen sich die Jobdefinitionen mit eigenen Codes versehen, um z.B. Lookups durchzuführen oder externe Datenbanken einzubinden.

Beispiele gefällig? Gerne!

Praxisbeispiele

1. Praxisfall
Ein ERP-System schreibt die Belege als Archivdateien (z.B. PDF-Dokumente) in ein Dokumentenverzeichnis.

So geht’s: Der Dokumentenimporter übernimmt automatisch diese Dokumente, verknüpft sie über eine Nummer aus dem Dateiname zur Adresse (und weiteren Objekten), setzt die richtige Kategorie (z.B. Angebot oder Rechnung), übernimmt die Belegnummer aus dem Dateinamen setzt und noch das passende Stichwort. Nach erfolgreichem Import, werden die Dokumente automatisch in einen Ordner ‹archiviert› verschoben.

2. Praxisfall
Sie erhalten von einem externen Dienstleister regelmässig Auswertungen oder Statusberichte.

So geht’s: Der Dokumentenimporter übernimmt diese Dokumente automatisch, verknüpft sie zu dem entsprechenden Projekt/Adresse, setzt die Gruppe der Projektmitarbeiter als Teilnehmer und löscht das Dokument nach erfolgreicher Übernahme. Kommt die gleiche Auswertung erneut ins Verzeichnis, wird eine neue Version in das bestehende CAS Dokument eingecheckt.

Dies ist nur ein kleiner Auszug aus den Möglichkeiten. Folgende Features werden derzeit unterstützt:

• Archivieren von einzelnen oder mehreren Dokumentenordnern
• Hinterlegung der CAS-Logindaten inkl. Verschlüsselung der Daten
• Zugriff auf Dokumentenvariablen wie Dokumentenname, Dokumentendatum, Pfad, etc.
• Zugriff auf Variablen aus den Verknüpfungen (z.B. Firmenname von Primärverknüpfung)
• Löschung oder Verschiebung bei erfolgreicher Archivierung
• Setzen von sämtlichen Dokumentenvariablen (auch eigenen Feldern)
• Setzen von Spezialfeldern wie z.B. die automatische Nummerierung
• Umwandeln von Feldtypen
• x-beliebige Parameter definierbar (komplette .NET-Bibliothek kann genutzt werden)
• Setzen von Teilnehmer, Gruppen und Fremdzugriffsrechten
• Einchecken oder überschreiben von Dokumenten, welche bereits vorhanden sind
• Setzen von einer oder mehreren Verknüpfungen (alle Verknüpfungsrollen)
• Freie Filter zur Verknüpfungsdefinition inkl. Verknüpfungsrollen und Pflichtverknüpfungen
• Verhalten bei mehreren Ergebnissen einstellbar (Einzelverknüpfung, Mehrfachverknüpfung)
• Loglevels frei einstellbar
• Windowsoberfläche für den manuellen Import
• Silentmode für die automatische, taskgesteuerte Ausführung der Jobs
• Einbindung von eigenem Code oder externen .DLL Dateien
• und einiges mehr …

(Oberfläche für den manuellen Start von Importjobs)

Das Framework wurde so entwickelt, dass es einfach erweiterbar ist, damit wir auch zukünftig neue Funktionen implementieren können. Mit der Auslieferung erhalten Sie selbstverständlich detaillierte Beispiele und Erklärungen im Detail dokumentiert. Wenn Sie selber Hand anlegen wollen, können Sie das, jedoch sollten Sie über XML-Kenntnisse verfügen.

Ist dies nicht der Fall, ist das natürlich kein Problem. Wir unterstützen Sie gerne bei der Definition der Importjobs.

Der Artwin CAS genesisWorld universal Dokumentenimporter wird pro Installation lizenziert. Der Preis liegt bei 1500 CHF (exkl. MwSt. und Updateservicevertrag).

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, beraten wir Sie gerne persönlich über die vielfältigen Möglichkeiten und Vorteile des neuen Moduls, das Sie schon bald nicht mehr missen werden wollen. Schon ab dem 1. Januar 2015 steht der Importer für unsere Kunden und Partner bereit. Wer nicht so lange warten möchte, kann uns jederzeit ansprechen, damit wir ihn bei der Integration unterstützen können.

Kontaktieren Sie uns, um einen für Sie unverbindlichen Gesprächstermin zu vereinbaren.