Seltsamerweise kann man das beste Produkt der Welt anbieten – es wird doch immer wieder Kunden geben, die einen Grund finden, sich zu beschweren.Man kann nicht immer nur Lob bekommen. Und so gehören Anfragen und auch Beschwerden zum täglich Brot eines jeden Anbieters. Aber ob nun berechtigte Beschwerde oder einfache Anfrage: Irgendwann erreichen diese eine Anzahl, dass man sie mit Bordmitteln nicht mehr bewältigen kann.

Wer dann professionell auftreten will, der braucht eine spezielle Softwarelösung. Suchen muss man da nicht lange, denn mit dem Zusatzmodul CAS Helpdesk für CAS genesisWorld CAS Software und ITdesign gibt es eine Software, die sich vollständig an den Bedürfnissen der Praxis orientiert und keinen Vergleich mit grossen und teuren Reklamationsmanagement-Systemen scheuen muss.

Wieso macht eine Helpdesk Software Sinn?

Vielleicht ist der Punkt, an dem man über die Anschaffung von CAS Helpdesk nachdenken sollte erreicht, wenn die eigenen Mitarbeiter Beschwerdemails versenden. Das ist meistens dann gegeben, wenn die Anzahl der Supportanfragen von einigen wenigen zu unüberschaubar vielen anwachsen.

Wenn man dann noch diese Mails von einer Abteilung zur nächsten schicken muss, ist schnell ein Status erreicht, wo der Überblick genauso verloren geht, wie der anfragende Kunde.

Soweit sollte man es nicht kommen lassen!

Natürlich macht eine professionelle Lösung keinen Sinn, wenn man die Anfragen und Beschwerden an zehn Fingern und ein paar mehr absehen kann. Halten sich diese in überschaubaren Grenzen, kann man sie problemlos mit Bordmitteln bewältigen. Steigert sich jedoch die Zahl und müssen mehrere Abteilungen in die Lösung der Anfrage involviert werden, ist schnell das Ende der Fahnenstange erreicht.

In den meisten Fällen heisst das: unzufriedene Kunden und ebenso unzufriedene Mitarbeiter. Ein unhaltbarer Zustand, wenn man Effektivität zu schätzen weiß. Mit CAS Helpdesk kommt die perfekte Lösung auf den Tisch.

Ausgereifte Ticketerfassung.

Tickets zu erfassen ist mit CAS Helpdesk so einfach, wie Schneeballwerfenman es sich wünscht. Ob basierend aufeiner Adresse, einem Telefonat oder eine Mail: Das Ticket steht ruckzuck bereit und ist für alle relevanten Abteilungen verfügbar. Mit einem Mausklick sehen Sie sofort, welche Produkte der Kunde in Verwendung hat, Sie können Vertragsdetails abrufen und vieles mehr.

Die Reaktionszeiten werden in Abhängigkeit der hinterlegten Kriterien automatisiert gesetzt.

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Natürlich kann man Tickets problemlos an die relevanten Mitarbeiter weiterleiten und diese dokumentierten Schritte auf Wunsch auch gegenüber dem Kunden via E-Mail kommunizieren.

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Die Erfassung ist – man merkt es sofort – ein Ergebnis ordentlicher Praxisbeobachtung. Besonders vorteilhaft ist der optionale, automatisierte Statusreport an den Kunden. Zeitraubende und damit kostenintensive Rückfragen werden so minimiert und am Ende bleibt nicht nur ein professioneller Eindruck zurück, sondern auch ein Kunde, der spürt, dass seine Belange nicht egal sind.

Zeiterfassung und Reporting: Transparenz macht sich bezahlt.

Jede Anfrage verursacht natürlich einen gewissen Arbeitsaufwand. Und der will bezahlt sein. Mit CAS Helpdesk ist es möglich, jede Minute genau zu erfassen und auszuwerten. Das verschafft Ihnen nicht nur einen genauen Überblick über die Effizienz, sondern auch Transparenz gegenüber Ihren Kunden. Wo in den bearbeitenden Abteilungen Optimierungsbedarf herrscht, lässt sich so ganz leicht und nachvollziehbar ersehen.

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Know-how sinnvoll nutzen: die Wissensdatenbank.

Damit man immer ein bisschen mehr weiss, als andere, fliessen alle erfolgreich bearbeiteten Service-Anfragen in eine Wissensdatenbank ein. Von hier aus können diese über ausgereifte Suchfunktionen schnell wieder gefunden werden und erleichtern so die Arbeit. Aber die Datenbank kann noch mehr: Häufig gestellte Fragen werden zentral gespeichert und in einem Web Client mit ergänzenden Informationen wie beispielsweise Schaubildern und illustrierten Anleitungen dargestellt.

„Wissen“ sollte nicht verloren gehen. Deswegen erlaubt es CAS Helpdesk „Probleme und Lösungen“ als FAQ-Einträge anzulegen. Das Ergebnis ist eine Wissensdatenbank, die man über den Webclient dem Kunden zur Verfügung stellen kann.

Bei der Neuanlage von Tickets können Sie direkt und komfortabel über die Einträge und auch über bereits geschlossene Tickets suchen. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Geld. Darüber hinaus werden alle die zentralisierte Form der Wissensspeicherung schnell zu schätzen wissen.

Neu formulieren mit ungefähr folgenden Worten:

Damit Sie bereits erlangtes Wissen auch wieder sinnvoll einsetzten können, erlaubt es CAS Helpdesk ‹Probleme & Lösungen› als FAQ-Einträge anzulegen und so eine Wissensdatenbank aufzubauen. Dieses Wissen können Sie dann auf Wunsch auch über den Webclient den Kunden zur Verfügung stellen. Bei der Neuanlage von Tickets können Sie direkt über die Einträge suchen sowie auch generell über abgeschlossene Tickets. Dies spart eine Menge Zeit in der Ticketbearbeitung und nebenbei wird das Wissen auch sinnvoll und zentral gespeichert.

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Eskalationsmanagement – so haben Sie alles im Griff.

«Kontrolle ist alles.» Dieser Wahlspruch vieler Ehefrauen kann eins zu eins auch auf CAS Helpdesk übertragen werden. Man muss kein Kontrollfreak sein, um die Möglichkeiten des CAS Helpdesk zu schätzen zu wissen. Denn auch wenn es mal zu Verzögerungen und ausstehenden Rückantworten kommt, behälthat man dank der Software alles unter derselbenim Griff.

Alle Fristen und Veränderungen können überwacht werden und ausgestattet mit einer Alarmfunktion einem Benachrichtigungsdienst kann man sich beispielsweise eine Stunde vor der Eskalationszeit informieren lassen. Natürlich geht da noch mehr, aber das würde den Rahmen hier sprengen. Selbstverständlich können Sie sich über diese ungenügende Information bei uns beschweren und gleich mal sehen, wie so ein Ticket aussieht …

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Das CAS Helpdesk-Modul: deutlich mehr als nur Helpdesk

Das Helpdeskmodul arbeitet nahtlos mit dem der bewährten CRM-Lösung CAS genesisWorld zusammen. Möglich wird das, weil die Software direkt als AufsatzZusatzmodul konzipiert und umgesetzt wurde. So profitieren Sie nicht nur von einem exzellenten Support-System, sondern auch von einer mehrfach ausgezeichneten CRM-Lösung, die wohlnoch deutlich mehr Möglichkeiten bietet, als Anfrage-Tickets bearbeitet werden müssen (um beim Thema zu bleiben).

Erleben Sie CAS Helpdesk live!

Die Neugier darauf, was CAS Helpdesk alles kann und wie es sinnvoll in Ihr Unternehmen integriert werden kann, kann befriedigt werden. Den richtigen Ansprechpartner kennen Sie schon, das sind natürlich wir. Um Herauszufinden, was CAS Helpdesk für Ihr Unternehmen leisten kann, müssen Sie nicht die Katze im Sack kaufen. Sprechen Sie uns einfach an und wir zeigen Ihnen gerne alle Möglichkeiten dieser Software, Schliesslich gelten wir die wir als einer der erfahrensten CAS-Partner und konnten CAS Helpdesk schon Dutzendfach in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen einführeneingeführt haben.