Sie haben Ihren Kaffee getrunken, eine Kleinigkeit gegessen und Sie wissen: Jetzt kann es losgehen! Acht oder zehn Stunden Arbeit stehen Ihnen bevor, Sie erstellen einen Plan und eine Reihenfolge, sortiert nach Wichtigkeit, den es abzuarbeiten gilt.

Am Ende des Tages stehen Sie aber da – wie so viele andere – und wundern sich, warum Sie trotz all der investierten Arbeit, deutlich weniger geschafft haben, als Sie sich vorgenommen hatten.

Dieses ewige Hinterherhinken, das Gefühl nie das zu schaffen, was man eigentlich schaffen sollte, wirkt deprimierend. Und nicht selten folgt dieser permanenten Unstimmigkeit ein fataler Burn-Out.

Kann man da nichts dagegen machen? Wir sagen: doch, kann man.

Der Italiener Francesco Cirillo hat dazu eine geniale Methode entwickelt. Er nahm seine Eieruhr in Form einer Tomate (italienisch: «Pomodoro»), stellte sie auf 25 Minuten ein und schaltete alles andere aus, um sich einzig und alleine auf eine Aufgabe konzentrieren zu können. Dabei erreicht er in der Zeit deutlich mehr, als in 60 Minuten normaler Arbeitszeit.

Und weil es so genial funktioniert, hat er daraus seine Pomodoro-Zeitmanagement Methode entwickelt. Wir gehen mal mit Ihnen zusammen ins Detail und beleuchten, wie die Sache funktioniert.

In Kurzform geht es so: Stellen Sie sich eine konkrete Aufgabe und tun Sie alles erdenkliche, um sich auf diese Aufgabe störungsfrei 25 Minuten lang konzentrieren zu können. Kein Telefon. Keine Mails. Keine Kollegen, die mal «Hallo!» sagen und auch kein Facebook. Konzentration ist angesagt.

Das klingt einfacher, als es ist! 25 störungsfreie Minuten wollen hart erkämpft sein.

In der Praxis kann das wie folgt aussehen:
Starten Sie Ihren Arbeitstag mit ein paar Minuten Planung. Was steht wichtiges an? Was muss erledigt werden? Schreiben Sie diese Aufgaben auf und schon haben Sie einige «Pomodori» auf die Sie sich konzentrieren können. Grössere Aufgaben unterteilen Sie in mehrere Pomodori.

Vielleicht denken Sie sich, das ist ja nun wirklich kein grosses Ding ist, sich mal 25 Minuten zu konzentrieren und dass Sie das schon immer so gemacht haben.

Nein, haben Sie nicht.

Noch mal: Diese 25 Minuten widmen Sie nur und ausschliesslich einer Aufgabe. Sie schauen nicht aufs Handy, Sie haben das Mail-Programm ausgeschaltet, den Web-Browser geschlossen und an der Tür hängt ein Schild auf dem beispielsweise steht: «Nicht stören. Konzentrierter Kollege». Sollte das nicht so einfach umzusetzen sein, suchen Sie sich ein ruhiges Plätzchen, wo Sie arbeiten können. Störungen sind absolut tabu.

Haben Sie die Voraussetzungen geschaffen, starten Sie mit dem ersten Pomodoro. 25 Minuten, 1’500 Sekunden. Eine Aufgabe. Idealerweise machen Sie vier Pomodori zu je 25 Minuten, dazwischen gönnen Sie sich jeweils 5 Minuten Pause. Machen Sie Sit-ups, gehen Sie kurz raus und atmen Sie an der frischen Luft durch. Dann geht es weiter. Nach dem vierten Pomodoro folgen 15 Minuten echte Pause.

Übertreiben Sie es gerade zu Anfang nicht und setzen Sie sich realistische Ziele. Es geht hier nicht um einen Wettbewerb, sondern um ein auf Sie zugeschnittenes Time-Management.

Wenn Sie ein Einzelbüro haben, können Sie entweder tatsächlich eine Eieruhr benutzen (die nicht zwingend aussehen muss, wie eine Tomate) oder ganz banal den Timer Ihres Mobiltelefons einschalten (welches sich während der Zeit im Flugmodus befindet). Das Netz hält auch recht interessante Apps bereit, die sich an der Pomodoro-Technik orientieren und Ihnen einen tollen Überblick über Ihre Leistung auch über einen grösseren Zeitraum hinweg darstellen können.

Am Ende des Tages sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und Ihre Leistung selber überprüfen. Schreiben Sie sich die Aufgaben auf, die Sie in den nächsten Tagen abarbeiten wollen.

Es hört sich fast alles zu simpel an. Aber tatsächlich muss man sich dran gewöhnen  und auch und vor allem den geschätzten Kollegen beibringen, dass man nach einem System arbeitet, das im Wesentlichen davon abhängt, dass man ungestört bleibt.

Schafft man das (und Sie schaffen das!) kann man in 40 Pomodori (also 16,7 Stunden) die Leistung erbringen, wozu man in einer Multitasking-Woche mindestes 40-Stunden gebraucht hätte. 

Probieren Sie es aus! Sie werden erstaunt sein, wie sich Ihre Produktivität steigern wird.

Danke an Viktor Hanacek  für das passende Titelbild zu diesem Blogartikel.