Für viele ist der Umgang mit PDF-Dokumenten so selbstverständlich wie das Zähneputzen; für andere ist es ein Buch mit sieben Siegeln. Letztere sind es, die manche Breitband-Leitungen mit Dateien von der Grösse eines elektronischen Elefanten lahmlegen. Ein wichtiges Dokument wird auf den Scanner gelegt, als TIFF-Datei gespeichert und getreu dem Motto, dass 30 MB zu verschicken in der westlichen Hemisphäre ja kein Problem mehr darstellt, einfach mal losgeschickt.

Der Fachbegriff für dieses Verhalten lautet: Au weia.

Wir wollen Ihnen sagen, wie’s besser geht. Und das ist einfacher, als man glaubt. Vorab spielen wir aber mal den Erklärbär und sagen Ihnen, was ein PDF eigentlich ist.

Ja, genau: Was ist eigentlich ein PDF?

Was sich die Firma Adobe da vor vielen Jahren ausgedacht hat, ist schlicht weg genial. Denn erst durch das PDF (Portable Document Format) wurde es möglich, dass man unabhängig von den Schriften auf dem eigenen Rechner jedes Dokument so sieht, wie derjeniege, der es erstellt hat. Wo früher noch der Rechner Schriften einfach ersetzte und damit für Probleme beim Umbruch um mögliche Bilder herum sorgte, schaffte das PDF endlich Einheitlichkeit auf den Monitoren der Welt. Heute stellt das PDF den Standard dar. Und so wird es auch bleiben.

Was für Vorteile bringt das PDF-Format?

Beim PDF-Dokument kann man immer noch ein bisschen dran «schrauben». Es gibt Sicherheitseinstellungen, die verhindern, dass Unbefugte das Dokument ohne Passwort öffnen oder drucken können. Man kann die Druckauflösung verändern und eine reine Bildschirmdarstellung wählen (72 dpi) oder hochaufgelöste PDF versenden, die von jeder Druckerei liebend gerne angenommen werden.

Natürlich kann man auch die in dem PDF enthaltenen Daten (dies bezieht sich vor allem auf integrierte Bilder) komprimieren – ein Umstand, für den jeder Empfänger Ihnen danken wird, der nicht die Poren auf der Haut eines abgebildeten Menschen zählen will.

Last but not least kann man das firmeneigene Briefpapier in einem PDF hinterlegen. Und damit steht dann einem Dokument, das allen Ansprüchen genügt, nichts mehr im Wege.

Lassen sich PDF verändern oder editieren?

Wenn man so will, ist ein PDF ein eingefrorenes Dokument. Man kann es aus jedem Programm heraus erstellen, mit dem man auch drucken kann. Aber anders als an den Original-Dateien, kann man an einem PDF nicht so einfach Veränderungen vornehmen. Und so ist es ja auch gedacht.

Als hilfreich kommen aber einige besondere Funktionen beim PDF hinzu. Es lassen sich so zum Beispiel problemlos Kommentare und Hinweise einfügen, die das PDF ergänzen, aber eben nicht verändern.

Natürlich kann es immer mal wieder vorkommen, dass man den Originaltext im Word-Format benötigt. Hier muss man auch nicht lästig und zeitraubend abtippen, sondern greift auf den pdfReconverter zurück, der Texte aus bestehenden PDF-Dokumenten extrahieren kann. Das Tool gibt es bei uns ab 59 CHF.

Wie erstelle ich PDF-Dokumente?

Es hat sich bei den Software-Firmen rumgesprochen: PDF ist Standard. Und viele wollen da mitmischen. So kommt es, dass es eine Vielzahl von kleinen Helferlein gibt, die man sogar kostenlos bekommt und andere, die mit einer Funktionsvielfalt aufwarten, die – könnte man vermuten – nur von Menschen mit fiesen Charaktereigenschaften erfunden wurden, um 95% der Normalbenutzer zu überfordern.

Unsere persönliche Empfehlung ist auch die der allseits bekannten CHIP-Redaktion: Die pdfMachine schnitt dort als Testsieger ab.

Spielend einfach erlaubt dieses kleine, faszinierende Tool aus jeder Anwendung heraus, aus der man auch normalerweise drucken kann, PDF zu generieren, die dann noch aus dem Programm heraus als Mail-Anhang versendet werden können.

Simple stupid. So soll’s sein. Denn als Drucker wählt man einfach die «Broadgun pdfMachine» aus und kann sein Dokument direkt per E-Mail versenden, speichern oder mit diversen Optionen versehen. Unser Fazit: Wirklich gute Lösungen gibt’s nicht an jeder Ecke. Aber hier: www.pdfmachine.ch

Laden Sie sich einfach die kostenlose pdfMachine-Testversion herunter und überzeugen Sie sich selbst von den vielen durchdachten Vorzügen dieses Werkzeugs.

Selbstverständlich können Sie nach dem Download des kostenlosen Tools (das aber jede Seite mit einem Wasserzeichen versehen ausgibt) einfach bei uns die günstige Vollversion erstehen.

Gute Tipps im schnellen Überblick. Für Sie haben wir die wichtigsten Punkte rund um die digitale Kommunikation zusammengefasst.

Die zehn goldenen Regeln des Dateiversandes (zum Ausschneiden und Sammeln)

1. Professionell ist es, Dokumente als PDF zu versenden, wenn der Empfänger nicht ausdrücklich die Datei weiterbearbeiten soll (so wie es z.B. bei Angeboten, Verträgen oder grafische Dateien für die Druckereien die Regel ist).

2. Hinterlegen Sie im PDF Ihr Briefpapier. Dadurch kann der Empfänger sehr viel schneller ersehen, wer ihm denn da ein PDF zukommen lässt. Abgesehen davon macht es auch schlicht einen professionelleren Eindruck, wenn der Empfänger Ihre Firmendaten mitgeliefert bekommt.

3. Grundsätzlich gilt: In einer E-Mail sollte man nur über Inhalte plaudern, die man auch auf eine Postkarte schreiben würde. Wer also sensible Informationen versenden will, tut gut daran, diese in einem verschlüsseltem PDF zu verschicken. Teilen Sie dem Empfänger einfach das Passwort per Telefon mit.

4. Hinterlegen Sie bei Dokumenten, die frei publiziert werden dürfen, einfach, schnell und narrensicher Ihr persönliches Wasserzeichen mit einem Hinweis auf die Urheberrechte.

5. Nutzen Sie (wenn vorhanden) die komfortable Möglichkeit, Bilder und Grafiken im zu erstellenden PDF zu komprimieren. Dadurch wird das Dokument noch schlanker. Und schlank ist gut.

6. Möchten Sie Dateien an Druckereien übersenden, reicht es in aller Regel nicht aus, ein einfaches PDF zu erstellen. An druckfähige Dokumente werden andere Vorgaben geknüpft, die Sie am besten bei der entsprechenden Druckerei erfragen.

7. Geben Sie dem Kind einen Namen. Einen guten Namen! Einen, den man auch nachvollziehen kann, ohne das entsprechende Dokument erst öffnen zu müssen. Also nicht einfach nur «20211.pdf», sondern etwas konkreter «Angebot pdfMachine Muster AG Nr 20211.pdf» Man wird es Ihnen danken!

8. bis 10: Lesen Sie die Regeln 1 bis 7 noch mal durch und verinnerlichen Sie die getroffenen Aussagen.